Главное - правильно использовать ресурсы и организовать праздник .Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат.

    Прежде всего-стоимость . К примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируйте в пределах 15-20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие - например, концерт Пола Маккартни - это совсем иной уровень .Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров.

Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками вашего события  на всех этапов его подготовки.

Сколько человек понадобится, чтобы организовать  ваш праздник? Сколько будет работать на мероприятии профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками?  Это наши задачи ,и их нужно решать нам , прежде чем механизм подготовки придет в действие, и вы будете приглашены.


 Люди более опытные предпочитают доверять дело профессионалам. Причина ясна: профессионалы избавят от многих хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот, и призвав на помощь весь творческий потенциал, предложит  вам яркую идею, максимально выражающую суть и индивидуальность будущего события. Затем последуют наши хлопоты по подбору необходимого помещения и оборудования (вопрос настолько же творческий, настолько и коммерческий). Очень ответственный и важный момент - превращение идеи в готовый сценарий. Наши  специалисты найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных ведущих и звукорежиссеров, и на десятки других важнейших мелочей, которые так просто упустить из виду в предпраздничной суматохе. Что касается связей с общественностью, то и здесь наша помощь может оказаться гораздо эффективнее. Наши контакты со СМИ- и будет общественный резонанс быстрее. Для достижения целей мы пользуемся всеми разнообразными способами распространения информации: это и direct-mail, и наружная реклама, и информирование целевой аудитории через специализированные источники (отраслевые издания). Сегодня даже не очень крупные компании, сталкиваясь с необходимостью устроить праздник с рекламными или другими целями, предпочитают обращаться к профессионалам.

Эвент у них и у нас.
Даже на Западе событийный менеджмент - все еще относительно новый вид бизнеса, ему от силы двадцать лет. А российские предприниматели обратили внимание на event лишь в середине 90-х, когда отечественная рыночная экономика стала облагораживаться, миновав стадию "дикого капитализма". Сейчас в нашей стране event агенства  - один из самых динамично развивающихся инструментов работы BTL-агентств на коммуникационном рынке. Количество агентств, предоставляющих услуги event management, постоянно увеличивается, а сами массовые мероприятия постепенно начинают приобретать европейский стиль не только в столице, но и в крупных региональных центрах. Однако при организации любого мероприятия необходимо учитывать особенности российской ментальности: если пир - то горой, если торжество - то до утра. Подобная "широта русской души" порой создает дополнительные организационные сложности, однако на общее положение дел не влияет. Однако говорить, что рынок еvent агенств окончательно сформирован, еще преждевременно. Наличие мелких, демпингующих цену в ущерб качеству фирм обусловлено тем, что еще не во всех бизнес-компаниях сформировалась культура событийного менеджмента. Многие вспоминают о праздновании Нового Года или юбилея компании за несколько недель, не подозревая, что расходы на подобные мероприятия должны быть прописаны отдельной строкой в бюджете на год вперед. И только когда отношение к еvent management изменится, можно будет констатировать, что в России он вышел на европейский уровень.

Дело мастера боится.
По мнению генерального директора агентства Даниэля Гранда , сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений event management. Первое - это организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building). Крупные массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити, - это другое, более сложное направление событийного менеджмента. Но в каждом конкретном случае - и когда речь идет о подготовке корпоративной вечеринки, и при организации массового мероприятия – мы исходим  в первую очередь из той коммуникационной задачи, которая перед нами стоит. Точное видение цели помогает выбрать из богатого инструментария именно тe формы, которые подходят в данном конкретном случае. Например, не так давно один из клиентов, известная строительная компания, поручила нам подготовить празднование своего 10-летнего юбилея. Подобные торжества - это прежде всего прекрасная возможность укрепить корпоративный дух, напомнить всем сотрудникам фирмы о том, что они единая команда. И не просто напомнить, но и помочь на деле почувствовать, что такое плечо товарища, как интересно и увлекательно решать общие задачи. Поэтому оптимальной формой для праздника был выбран коллективный выезд в загородный клуб. Прекрасным средством коммуникации стали спортивные эстафеты и командные конкурсы, а изюминкой праздника - предоставленная всем желающим возможность увидеть город с высоты птичьего полета, из корзины воздушного шара. Другого клиента, еще одну строительную фирму, интересовало установление непосредственного контакта с представителями СМИ, знакомство и общение с журналистами, освещающими темы строительства и нового образа жизни. Так родилась и воплотилась на практике идея боулинг-турнира, на который выставила свою команду и фирма-заказчик. Конечно, для качественной подготовки акции необходимо время - приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской поддержки (без которых редко обходится крупное массовое событие), сроки удлиняются, иногда может потребоваться до 3-4 месяцев.

Событие внутреннего пользования.
Бытует мнение, что организация внутренних корпоративных мероприятий (чаще всего празднование Нового Года или дня рождения компании) с точки зрения масштабности затрат и глобальности усилий у специализированных агентств стоит рангом ниже, чем организация внешних массовых шоу. Тем не менее, в зависимости от внутренней политики и количества денег у клиента, event-компания разрабатывает программу специально для заказчика или же может предложить типичный, "конвейерный" сценарий празднества. Последний вариант хорош тем, что при выборе места мероприятия, оформлении сцены и декораций, найме подрядчиков,  ведущих и актеров BTL-компания пользуется уже проверенными связями . Но аппетит, как известно, приходит во время еды. И если на этапе становления вы предпочитаете  заказывать корпоративные мероприятия, дабы заявить о себе, завязать побольше полезных знакомств и привлечь партнеров, то, завоевав определенную репутацию, вы начинаете  заказывать в PR-агентствах массовые шоу. Крупные компании, имеющие свою историю на рынке, предпочитают постоянное обслуживание конкретного агентства. Как правило, при такой форме сотрудничества крупномасштабные события предоставляются  нами "под ключ", а объем, концепция и бюджет каждого такого события закладываются в годовой маркетинг-план компании. Тут речь может идти о чем угодно: от ежегодного праздника "МК" до открытия нового ресторана .